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L’octroi de passeports de service par le ministère de l’Intérieur est des Outre-mer est dérogatoire et n’est pas systématique. Il est réservé aux salariés d’Expertise France de nationalité française et doit être motivé par un argumentaire détaillé, basé notamment sur les conditions de sécurité du pays de destination ou l’impossibilité administrative d’être déployé sans ce titre de voyage. Une note circonstanciée justifiant de la nécessité du passeport de service est produite par Expertise France sur la base notamment des éléments fournis par l’Ambassade. 

L’ensemble du processus est piloté par Expertise France qui accompagne le demandeur tout au long de sa demande, et s’assure de la bonne restitution du passeport de service lorsque celui-ci n’est plus nécessaire. L’expert doit en effet s’engager sur l’honneur à restituer son passeport de service à la fin de sa mission et à ne l’utiliser que dans ce cadre.

En cas d’évacuation d’urgence, le dispositif mis en place est adapté au pays, aux moyens disponibles et surtout à la coordination réalisée avec le poste diplomatique.

Depuis l’étranger, les experts peuvent contacter l’ambassade ou le consulat de leur pays de destination (Coordonnées des ambassades et consulats de France à l’étranger). En cas de problème grave, ils peuvent également appeler la ligne d’urgence du Centre de crise et de soutien au : +33 1.53.59.11.00 (appel non surtaxé). 

Facture originale acquittée émise par l’établissement scolaire mentionnant les noms et prénoms des ayants droit et la nature des frais concernés.

Les experts en mission de longue durée à l’étranger ont généralement droit au remboursement de certaines dépenses:

• Voyages

• Visas

• Déménagement

• Logement et gardiennage

• Scolarité

La nature des dépenses et frais autorisés sont précisés par le contrat de travail. Ces frais varient selon le budget et le type de projet ainsi que les procédures et conditions contractuelles imposées par le bailleur. Une instruction sur les frais de mission est communiquée avant le départ.

La réservation des billets d’avion est généralement directement prise en charge par Expertise France. L’expert doit se rapprocher des personnes en charge du suivi administratif de sa mission. Il devra conserver et leur adresser les cartes d’embarquement, valant pièce justificative.

A titre exceptionnel, Expertise France peut autoriser l’expert à prendre lui-même ses billets, auquel cas ce dernier doit fournir les éléments suivants :

• Facture originale acquittée au nom de l’expert

• Carte d’embarquement ou e-billet

• Accord préalable donné par Expertise France

Les frais de demande de visa, permis de travail et de résidence sont pris en charge par Expertise France pour l’expert ainsi que pour les membres de sa famille l’accompagnant. Les honoraires d’agence spécialisée dans l’obtention de visas sont pris en charge.

Le montant des frais de déménagement pris en charge est déterminé par Expertise France, selon le budget affecté au projet, en tenant compte du pays de départ, du pays de mission ou encore de la composition familiale. Toute dépense dépassant l’enveloppe définie par Expertise France est à la charge de l’expert. Ce remboursement se fait au réel sur présentation de justificatifs, dans la limite du plafond alloué par l’agence.

La facture originale acquittée faisant ressortir le montant HT et le montant TTC, et / ou le cas échéant :

• factures originales acquittées, en cas de déménagement par ses propres moyens par l’expert,

• accord préalable donné par Expertise France.

Expertise France peut procéder à une avance de frais dans la limite de 75%.