Accompagnement à l’expatriation

Les experts en mission de longue durée à l’étranger ont généralement droit au remboursement de certaines dépenses:

• Voyages

• Visas

• Déménagement

• Logement et gardiennage

• Scolarité

La nature des dépenses et frais autorisés sont précisés par le contrat de travail. Ces frais varient selon le budget et le type de projet ainsi que les procédures et conditions contractuelles imposées par le bailleur. Une instruction sur les frais de mission est communiquée avant le départ.

La réservation des billets d’avion est généralement directement prise en charge par Expertise France. L’expert doit se rapprocher des personnes en charge du suivi administratif de sa mission. Il devra conserver et leur adresser les cartes d’embarquement, valant pièce justificative.

A titre exceptionnel, Expertise France peut autoriser l’expert à prendre lui-même ses billets, auquel cas ce dernier doit fournir les éléments suivants :

• Facture originale acquittée au nom de l’expert

• Carte d’embarquement ou e-billet

• Accord préalable donné par Expertise France

Les frais de demande de visa, permis de travail et de résidence sont pris en charge par Expertise France pour l’expert ainsi que pour les membres de sa famille l’accompagnant. Les honoraires d’agence spécialisée dans l’obtention de visas sont pris en charge.

Le montant des frais de déménagement pris en charge est déterminé par Expertise France, selon le budget affecté au projet, en tenant compte du pays de départ, du pays de mission ou encore de la composition familiale.

Toute dépense dépassant l’enveloppe définie par Expertise France est à la charge de l’expert. Ce remboursement se fait au réel sur présentation de justificatifs, dans la limite du plafond alloué par l’agence.

La facture originale acquittée faisant ressortir le montant HT et le montant TTC, et / ou le cas échéant :

• factures originales acquittées, en cas de déménagement par ses propres moyens par l’expert,

• accord préalable donné par Expertise France.

Expertise France peut procéder à une avance de frais dans la limite de 75%.

Toute personne en mission pour Expertise France est assurée par EuropAssistance. 

Les garanties comprennent les accidents corporels (décès, invalidité,…), l’assistance aux personnes (transport médical d’urgence, rapatriement, retour anticipé,…), une garantie bagages et incidents de voyage, ainsi qu’une assistance Crise et Sécurité.

Le dispositif SSF permet d’être mis en relation avec un opérateur capable de délivrer des conseils immédiats pour faire face à une problématique de sécurité particulière et rendre compte au département Sûreté d’Expertise France sans délai pour la mise en œuvre d’actions complémentaires si nécessaire (extraction, évacuation…). 

EuropAssistance fonctionne comme une assurance avec une prise en charge des frais et la possibilité de générer une évacuation médicalisée bien souvent depuis les capitales à destination d’infrastructures adaptées. 

A noter :

L’expert peut être couvert lors d’un voyage privé seulement s’il se trouve dans la situation suivante : s’il prolonge son déplacement, à titre privé, pour une durée maximum de 30 jours. Ce déplacement à titre privé peut avoir lieu 30 jours avant ou après son contrat.

Les autres situations de voyages à titre privé ne peuvent pas être couvertes par le contrat.

Expertise France élabore un budget mensuel en se basant sur les prix pratiqués au niveau local et en tenant compte de la composition de la cellule familiale. Toute dépense dépassant le plafond de l’enveloppe définie par Expertise France est à la charge de l’expert. Ce remboursement se fait au réel sur présentation de justificatifs adressés à Expertise France.

Pour le logement :

• Copie du contrat de bail signé entre l’expert et le bailleur lors de la 1ère demande de remboursement

• Quittances mensuelles (ou autre fréquence) originales signées par le bailleur

Pour le gardiennage :

• Copie du contrat de gardiennage signé entre l’expert et la société de gardiennage lors de la 1ère demande de remboursement

• Reçus originaux attestant le paiement des salaires mensuels des gardiens, signés par les gardiens

Expertise France assure à ses experts salariés une couverture sociale composée comme suit :

Protection sociale de base :

• CFE (Caisse des Français à l’Etranger) : la CFE est la caisse de sécurité sociale pour les expatriés qui permet de bénéficier du régime français de protection sociale.
  Elle permet notamment de couvrir les risques tels que la maladie-maternité, la vieillesse ou la maladie professionnelle (https://www.cfe.fr).
• Détachement de la sécurité sociale : en cas de mobilité internationale en Europe notamment, un détachement de la sécurité sociale est privilégié. Ce détachement permet de bénéficier du régime de sécurité sociale français.
• Assurance chômage : l’expert bénéficie des dispositions légales en matière d’assurance chômage.

Protection sociale complémentaire :

• Complémentaire santé Henner GMC : elle agit en complément de la couverture sociale de base de l’expert (CFE ou détachement de la sécurité sociale).
• Retraite complémentaire : l’expert est affilié au régime de retraite complémentaire géré par l’AGIRC ARRCO (sauf fonctionnaires).
• Contrat de prévoyance AXA : ce contrat assure les experts pour les garanties décès (versement d’un capital), incapacité de travail, invalidité permanente.

Autres assurances :

• Garantie assistance-rapatriement Europ Assistance : cette assurance de rapatriement est liée à la mobilité internationale et à ses risques : accident, frais médicaux urgents ou dommages. Elle rembourse le montant des frais engagés ou indemnise des dommages, pertes ou préjudices subis, du départ en mission au retour.

Les experts ne pouvant justifier d’un relevé de carrière de 5 années de cotisations à l’URSSAF pourront toutefois prétendre à une couverture sociale de base via l’adhésion à la CFE. Un numéro de sécurité sociale leur sera créé et ils seront couverts sur la partie des risques : maladie, maternité, invalidité et accidents du travail et maladies professionnelles.

Cependant, ils ne pourront prétendre à la garantie vieillesse. Une prise en charge à titre personnel de l’expert et sans remboursement d’Expertise France pourra être envisagée.

Ces experts bénéficieront des mêmes garanties en matière de complémentaire santé, assurances prévoyance et rapatriement.

La couverture sociale (hors retraite) concerne les ayants-droit à condition que ceux-ci soient présents dans le pays de mission avec l’expert.

Oui, ils sont valides mais doivent toutefois comporter les mentions telles que l’identité du médecin, sa signature, la date ou encore la durée de l’arrêt.

Expertise France applique la subrogation employeur dès le 1er jour de l’arrêt. 

• Pour les affiliés aux mutuelles partenaires de la CFE (exemple : HENNER GMC ou MGEN), ils bénéficient du guichet unique de prestation : les feuilles de soins et factures doivent être envoyées directement à la mutuelle qui effectuera un remboursement global (CFE et mutuelle) sous un délai de 5 jours.

• Pour les affiliés aux mutuelles non partenaires de la CFE : les feuilles de soins et factures doivent être transmises à la CFE. Les remboursements seront effectués en deux fois, une partie CFE et une partie mutuelle. Dans ce cas, le délai de remboursement peut aller jusqu’à 3 semaines.

En cas d’hospitalisation :

• En France : l’expert doit tout de suite informer l’hôpital qu’il est affilié à la CFE. L’hôpital se charge alors de l’envoi de l’avis d’admission à la CFE et à Henner pour une demande de prise en charge ;

• Dans le pays d’accueil : Si l’expert est affilié à HENNER GMC (medical@henner.com) ou MGEN, il transmet via l’application (ou par mail) l’avis d’admission ou le bulletin d’hospitalisation directement à la mutuelle pour le remboursement des soins (l’expert doit garder les originaux qui pourraient éventuellement lui être demandés). Si le montant des frais de remboursement dépasse 500€, les originaux doivent être remis.

• Hors affiliation GMC/HENNER ou MGEN : l’expert doit envoyer l’avis d’admission ou le bulletin d’hospitalisation directement à la CFE à l’adresse suivante : hospitalisationetranger@cfe.fr

En cas de soins classiques :

• En France et à l’étranger : Si l’expert est affilié à HENNER GMC ou MGEN, il transmet les factures directement à la mutuelle via l’application. Hors affiliation HENNER GMC ou MGEN, il transmet par mail les factures à la CFE à l’adresse suivante : prestation@cfe.fr
  

Les vaccins avant le départ sont préconisés suivant les recommandations du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et de l’Institut Pasteur. Ils sont pris en charge par la CFE avant la date d’affiliation, à condition qu’ils soient effectués dans un délai raisonnable (en général le mois précédant le départ). Seuls les vaccins sont remboursés mais pas les prestations, qui sont en général remboursées par la Sécurité sociale ou par Expertise France en cas de rendez-vous à l’Institut Pasteur.

La direction des Ressources humaines d’Expertise France s’occupe d’envoyer le formulaire Cerfa au service relations internationales de la CPAM qui fournira ensuite un formulaire A1. Ce formulaire sera transmis à l’expert qui devra le conserver précieusement. L’expert devra déclarer, le cas échéant, ses ayants droit à la CPAM s’il souhaite un rattachement avec son propre numéro de sécurité sociale.

Pour le remboursement, l’expert devra envoyer ses factures originales et acquittées accompagnées de l'imprimé 11790*01 à la CPAM de Paris, organisme référent en la matière durant votre mission à l’étranger à l'adresse suivante : CPAM de Paris - Soins à l'étranger - 75948 Paris cedex 19. Il devra ensuite conserver une copie de ces documents pour la mutuelle qui interviendra, le cas échéant pour la part complémentaire.

Non, car il s’agit d’un contrat d’assurance collective représentant une obligation pour l’employeur. Cette obligation est notamment détaillée dans la note : Décision Unilatérale de l’employeur Prévoyance 2015, comprise dans le dossier « Protection Sociale » remis à l’expert avant son départ.

Lors d’une affiliation à la CFE, l’assiette de cotisation pour la prévoyance est celle prévue par l’URSSAF. Le taux appliqué dépend par conséquent du montant de la rémunération brute mensuelle (appointement + forfait famille). Pour plus d’information, il est possible consulter le site internet de l’URSSAF.

En cas de détachement de la sécurité sociale, la cotisation pour la prévoyance est exclusivement à la charge de l’employeur.

Expertise France assure la continuité des cotisations à la caisse d’assurance vieillesse (base et complémentaire) selon le statut de l’expert :

• Fonctionnaire : Les experts fonctionnaires ne bénéficient pas de l’affiliation à l’assurance vieillesse proposée par la CFE car leur régime de retraite en tant que fonctionnaires est maintenu. Durant la mobilité internationale, les cotisations relatives à la retraite de base et à la retraite complémentaire continuent donc à être prélevées sur la base de la pension civile pour les fonctionnaires d’Etat, et la CNRACL pour les fonctionnaires territoriaux et hospitaliers.

• Non fonctionnaire : Les experts non fonctionnaires continuent de cotiser à l’assurance vieillesse par le biais de la CFE ou de l’URSSAF pour la retraite de base et la retraite complémentaire.

• Expert étranger ou Français n’ayant pas de numéro de sécurité sociale français : Ces experts ne cotisent pas à l’assurance vieillesse par le biais de la CFE pour la retraite de base et complémentaire. Toutefois, un remboursement sur frais réels pourra leur être autorisé en cas de souscription à titre individuel à une assurance vieillesse.

Expertise France ne prévoit pas de cotisation retraite du conjoint dans la mesure où ce dernier n’est pas salarié de l’agence.

 
Cependant, le conjoint a la possibilité de souscrire, à sa charge, à un contrat personnel avec la CFE afin de cotiser à l’assurance vieillesse. Pour cela il doit répondre à l’une des conditions suivantes :

• Si l’ayant droit a, à sa charge, au moins un enfant de moins de 20 ans, il peut cotiser de manière forfaitaire à l’assurance vieillesse CFE

• Si l’ayant droit est démissionnaire, il peut cotiser à l’assurance vieillesse CFE. Dans ce cas la cotisation sera calculée sur ses six derniers bulletins de paie

L’expert doit se réinscrire lui-même auprès de sa CPAM le plus rapidement possible en remettant à la CPAM la notification et/ou l’attestation de radiation délivrée par la CFE. Il n’y a pas de délai de carence en cas de reprise d’activité professionnelle. Dans le cas contraire, il est possible de rester affilier à la CFE le temps du délai de carence (environ 3 mois) lors d’une ré-affiliation à la CPAM sur critère de résidence. Pour cela, une attestation Pôle Emploi est à envoyer à la CFE. Cette affiliation est à la charge de l’expert.

Oui, l’expert bénéficie des dispositions légales en matière d’assurance chômage (Pôle emploi).

Expertise France élabore un budget par enfant en tenant compte des prix pratiqués au niveau local par les écoles françaises basées dans le pays d’affectation, et des contraintes budgétaires du bailleur. Toute dépense dépassant l’enveloppe définie par Expertise France est à la charge de l’expert.
Le remboursement des frais de scolarité dans le pays de mission est de 600 € maximum par mois et par enfant, soit un montant annuel maximum de 7 200 € par enfant. Ce remboursement se fait au réel sur présentation d’un justificatif adressé à Expertise France.

Attention : seuls sont éligibles les frais de scolarité en français, de l’école maternelle jusqu’à l’obtention du baccalauréat des enfants à charge de moins de 21 ans, résidant avec l’expert dans le pays de mission.

Le remboursement ne concerne que les frais d’inscription à l'établissement et aux examens. Tous frais annexes tels que les frais de périscolaire, de repas/cantine, d’uniformes, de transport scolaire,  ou encore de manuels scolaires ne sont pas pris en charge par l’agence.

Facture originale acquittée émise par l’établissement scolaire mentionnant les noms et prénoms des ayants droit et la nature des frais concernés.

Les modalités d’imposition sur le revenu dépendent notamment de la notion de « résident fiscal » et des éventuels accords existants entre le pays d’origine et le pays de mission. L’avocat fiscaliste partenaire d’Expertise France est en mesure de donner des éléments de réponse sur ce point.

L’imposition de la rémunération de l’expert dépend de sa propre situation personnelle et relève de sa responsabilité individuelle. L’expert doit donc se renseigner auprès de son centre des impôts.

L’expert observe les règlements et horaires de travail en vigueur auprès d’Expertise France ou de sa structure d’accueil s’il est déployé dans un organisme partenaire. Cependant, ce dernier bénéficie à minima des dispositions françaises, et notamment celles relatives à la durée maximale du travail.

L’expert salarié bénéficie du dispositif de forfait annuel en jours dans les conditions prévues par l’Accord relatif au Forfait annuel en jours du 28 octobre 2020 au sein d’Expertise France. La base du forfait annuel est de 206 jours par an. Le droit complet à congés payés (salarié présent du 1er janvier au 31 décembre) est de 25 jours ouvrés.

Le nombre de jours de récupération (RTT) varie d’une année sur l’autre, selon la convention individuelle de forfait-jours annexée au contrat de travail. 

L’expert est tenu d’exercer chaque année son droit à congé sans pouvoir prétendre à un report ni à une indemnité compensatrice pour les congés qu’il n’aurait pas pris. Néanmoins, un expert en poste depuis au moins un an peut prétendre au report de maximum 5 jours de congés payés acquis en année N sur le mois de janvier de l’année N+1. 

Cas particuliers :

Les enseignants mis à disposition auprès d’établissements scolaires / universitaires bénéficient des jours de vacances en vigueur au sein de leur structure d’accueil (à minima 40 jours ouvrés de congés par an).

L’octroi de passeports de service par le ministère de l’Intérieur est des Outre-mer est dérogatoire et n’est pas systématique. Il est réservé aux salariés d’Expertise France de nationalité française et doit être motivé par un argumentaire détaillé, basé notamment sur les conditions de sécurité du pays de destination ou l’impossibilité administrative d’être déployé sans ce titre de voyage. Une note circonstanciée justifiant de la nécessité du passeport de service est produite par Expertise France sur la base notamment des éléments fournis par l’Ambassade. 

L’ensemble du processus est piloté par Expertise France qui accompagne le demandeur tout au long de sa demande, et s’assure de la bonne restitution du passeport de service lorsque celui-ci n’est plus nécessaire. L’expert doit en effet s’engager sur l’honneur à restituer son passeport de service à la fin de sa mission et à ne l’utiliser que dans ce cadre.

En cas d’évacuation d’urgence, le dispositif mis en place est adapté au pays, aux moyens disponibles et surtout à la coordination réalisée avec le poste diplomatique.

Depuis l’étranger, les experts peuvent contacter l’ambassade ou le consulat de leur pays de destination (Coordonnées des ambassades et consulats de France à l’étranger). En cas de problème grave, ils peuvent également appeler la ligne d’urgence du Centre de crise et de soutien au : +33 1.53.59.11.00 (appel non surtaxé).